Persondatapolitik

Behandling af personoplysninger hos Skyggebørn

1. Indledning

Foreningen Skyggebørn behandler personoplysninger i en lang række situationer. Vi er derfor også meget opmærksomme på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde.

Som et led i det arbejde, Skyggebørn laver, behandler foreningen en lang række personoplysninger om de børn og unge, som Skyggebørn yder hjælpe og støtte til. Derudover behandler foreningen også personoplysninger om barnets/den unges forælder/værge, hvis barnet/den unge er unger 18 år.

I denne persondatapolitik kan du læse nærmere om, hvilke personoplysninger Skyggebørn be-handler, til hvilke formål mv. Persondatapolitikken beskriver endvidere de rettigheder, du har som registreret overfor Skyggebørn.

2. Den dataansvarlige

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Skyggebørn som dataansvarlig i for-hold til de personoplysninger, foreningen behandler om de børn og unge, der benytter forenin-gens tilbud. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger:

Skyggebørn
Slotsgade 7
9000 Aalborg

Telefon: +45 40 50 00 55
CVR nr.: 38174886
Mail: info@skyggeboern.dk

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål til denne politik eller til vores behandling af personoplysninger helt generelt.

3. Det overordnede formål med at behandler personoplysninger

Foreningen Skyggebørnhar til formål at hjælpe børn og unge i sorg. Vores rådgivningenog hjælpomfatter bl.a.:

Individuelle samtalermed barnet/den unge
Gruppesamtaler, hvor flere børn/unge deltager
Vejledning til pårørende/forælder/værge

I forbindelse med din henvendelse foretager vores koordinatorerindledningsvisten vurdering af barnets/den unges behov på baggrund af de indhentede oplysninger med henblik på at kunne vejledebedst muligt om den nødvendige hjælpog det videre forløb. På vores hjem-meside har vi beskrevetnærmere, hvordan vi arbejder, og hvordan vi normalvis yder støtte.

Ovennævnte betyder, at vi behandler en lang række personoplysninger ombarnet/den unge, idet vi er nødt til at kendebarnets/den ungeshistorie for bedst at kunne støtte og dermed give barnet/den unge den optimale hjælp. Disse informationer indhenter vi typisk i starten af forløbet for at danne os et indtryk af barnet/den unges behov. Når først barnet/den unge er tilknyt-tet en sorggruppe, vil næsten al udvikling af oplysninger herefter foregå mundtligt under gruppe- og individuelle samtaler.

4. Behandling af personoplysninger om børn/unge

Når vi modtager en henvendelse vedrørende et barn/en ung, som har brug for støtte, noterer vi altid henvendelsen ned.De fleste benytter sig endvidere af den tilmeldingsblanket, som lig-ger på vores hjemmeside, når et barn/en ung tilmeldes et forløb hos os.De indledende oplys-ningerbruger vi til at vurdere, om og i hvilket omfang Skyggebørn kan tilbydebarnet/den ungehjælpog støttetil at komme videre. Hvis ikke henvendelsenudvikler sig til, at barnet/den unge bliver tilkoblet Skyggebørn, sletter vi oplysningerne igen efter en periodepå maksimalt 6 måneder.

I forløbet med barnet/den ungebehandler vi typisk følgende typer af oplysninger–alt efterhvad der er relevant i håndteringen af barnet/den unge:

Barnets/den unges navn og kontaktoplysninger
Baggrunden for barnets/den unges sorg, herunder det forløb/den hændelse, som barnet har været igennem
Barnets/den unges familiemæssige forhold
Barnets/den unges sociale forhold og eventuelle personlige- eller socialeproblemer
Eventuel race eller etnisk oprindelse eller religiøs overbevisning
Barnets/den unges helbredsoplysninger

Som et led i forløbetkan det også forekomme, at vi bliver oplyst omandre personerend bar-net/den unge selv, eksempelvis om pårørende, venner, familiemedlemmer mv. Der indhentes dog aldrig kontaktoplysninger på de pågældende(medmindre der er tale om barnets kontakt-person/værge), og Skyggebørnnoterer kun anonymiserede oplysninger ned om andre perso-ner, som er eller har været involveret ihændelsesforløbet. I det omfang vi kan identificere de pågældende personer, behandler vi altid disse personoplysninger fortroligt, og vi vil -af hensyn til overholdelse af vores tavshedspligt -ikke informere disse personer om, at vi behandler deres personoplysninger.

Det overordnede formål med at behandle personoplysninger om barnet/den unge er at kunne hjælpe barnet/den unge i en sorgproces, herunder vælge den rette sorggruppe og forløb for barnet. Dette betyder, at der indgås en aftale mellem barnet/den unge (eller forælder/værge) om, at barnet/den unge skal tilknyttes Skyggebørn. Det retlige grundlag for at behandle almin-delige personoplysninger er således DBF artikel 6, stk. 1, litra b.

Det er frivilligt at benytte Skyggebørns tilbud, og derfor er behandlingenaf de følsomme per-sonoplysningerbaseret på et samtykke fra barnet/den unge eller forælder/værge.Det retlige grundlag for behandlingen af de følsomme personoplysninger er dermedDBF art. 6, stk. 1 (a), og 9, stk. 2 (a). Dette samtykke indhentes ved tilmeldingen til en sorggruppe.

5. Behandling af personoplysninger om og involvering af forældre/pårørende

Hvis barnet/den unge er under 18 år, behandles kontaktoplysninger om både barn/ung og forælder/værge. Dette gør vi for at sikre os, at vi har kontakt til og afstemt barnets/den unges tilknytning til Skyggebørn med forælder/værge. Hvis den unge er over 18 år, behandlervi alene kontaktoplysninger om den unge.

Hvis barnet/den unge er under 18 år, drøfter vi typisk barnets/denunges historie med foræl-der/værge, men selve dialogen med barnet/den unge er fortrolig, og oplysningerne herfra vil således ikke blive delt med forælder/værge, medmindre dette sker efter aftale med bar-net/den unge selv.

Der kan indgå helbredsforhold eller oplysninger om sociale-eller familiemæssige forhold om familiemedlemmer, eksempelvis forælder eller søskende, i de mundtlige dialoger, der er med barnet/den unge.Disse oplysninger noteres dog aldrig ned/journalføres ikke.

6. Opbevaringsperiode og sletterutiner

Vi gennemgår jævnligt de elektroniske personoplysninger, ve behandler, og sletter dem, der ikke længere er nødvendige for os at opbevare. Alle ansatte gennemgår sin mailkontor mini-mum 2 gange årligtog sletter løbende mails, som ikke længere er relevante.

Vi gemmerdog typiskde indledende notaterom et barn/en ung, så længe barnet/den unge er tilknyttet en sorggruppe hos Skyggebørn. Efter endt forløb gemmer vi oplysningerne i op til 6 måneder, hvorefter disse vil blive slettet.

7. Videregivelse og indhentelse af dine personoplysninger

Der vil ikke ske videregivelse af dine personoplysninger, medmindre der er givet udtrykkeligt samtykke hertil. Hvis gruppelederen hos Skyggebørn ser et behov for at dele oplysninger om barnet/den unge med forælder/værge, vil dette alene ske efter aftale med barnet/den unge.

8. Sikker behandling af personoplysninger

Foreningenbehandler alle personoplysninger fortroligt, og vi har foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysnin-ger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse eller ændring, samt mod at de kommer til uved-kommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Vi gemmer dine personlige oplysninger på computere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltningerkontrolleres løbende.Derudover tager vi jævnligt backup af alle vores elektroniske data, og vi har beskyttet os ved at have in-stalleret blandt andet antivirussoftware og firewalls.

9. Rettigheder og klageadgang

Hvis det er din opfattelse, at vi behandlerurigtige eller vildledende oplysninger om dig, har du ret til at anmode om at få rettet oplysningerne.

Skyggebørner i nogle tilfælde forpligtede til at slette dine personoplysninger. Dette gælder eksempelvis, hvis vi ikke længere har et formål med at behandle personoplysningerne, eller hvis du tilbagekalder et samtykke. Hvis du ønsker at anmode os om at slette dine personoplys-ninger eller tilbagekalde et samtykke overfor os, skal du derfor kontakte os.

Du har også altid ret til at gøre indsigelse mod vores behandlingaf dine personoplysninger. Hvis vi modtager en sådan indsigelse, vil vi vurdere, om vi skal begrænse behandlingen af per-sonoplysningerne, imens vi vurderer indsigelsen. Derudover har du i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysningerpå et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).

Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, skal du sende en anmodning herom til foreningen. Du kan rette henvendelse til os ved at skrive til denne e-mailadresse: info@skyggeboern.dk

Ud over ovenstående har du også mulighed for at klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk) over behandlingen af dine personoplysninger. På denne side kan du også læse mere om dine rettigheder og reglerne for behandling af personoplysninger.

Hvis du har spørgsmål i forhold til vores behandling af dine personoplysninger, er du ogsåaltidmeget velkommen til at kontakte ospå ovennævnte mailadresse.